Πριν υπογράψετε με νέο συνεργάτη, στείλετε εμπόρευμα επί πιστώσει ή δώσετε πίστωση, ένα τέταρτο της ώρας πάνω σε όσα λένε τα δημόσια μητρώα είναι χρόνος καλά ξοδεμένος. Στην Ελλάδα μεγάλο μέρος τους είναι δημόσιο και δωρεάν.

1. Βρείτε την εταιρεία στο ΓΕΜΗ

Ξεκινήστε από τον Αριθμό ΓΕΜΗ — τον εννέα έως δωδεκαψήφιο αριθμό που λαμβάνει μια επιχείρηση κατά την εγγραφή της στο Γενικό Εμπορικό Μητρώο. Είναι το βασικό της αναγνωριστικό, δεν μεταβάλλεται και δεν αποδίδεται εκ νέου σε άλλον μετά τη διαγραφή της. Αν έχετε μόνο επωνυμία, αναζητήστε με αυτήν και βεβαιωθείτε ότι πρόκειται για τη σωστή εταιρεία: οι παρόμοιες επωνυμίες είναι συνηθισμένες.

Κοιτάξτε τρία πράγματα: αν η εταιρεία είναι ενεργή ή σε εκκαθάριση, πότε συστάθηκε, και ποια είναι η νομική μορφή της. Μια εταιρεία που συστάθηκε χθες δεν αποτελεί από μόνη της αρνητική ένδειξη, σημαίνει όμως ότι δεν έχετε ιστορικό για να την κρίνετε.

2. Δείτε ποιοι βρίσκονται πίσω της

Το ΓΕΜΗ δημοσιεύει διαχειριστές, μέλη διοικητικών συμβουλίων, εταίρους και μετόχους, με ημερομηνίες ισχύος του κάθε ρόλου. Δύο ερωτήματα έχουν σημασία: αν το πρόσωπο που διαπραγματεύεται μαζί σας έχει πράγματι εξουσία εκπροσώπησης, και αν η διοίκηση έχει αλλάξει πρόσφατα. Μια αλλαγή από μόνη της δεν λέει τίποτα — μια αλλαγή αμέσως πριν από μεγάλη συναλλαγή αξίζει μια ερώτηση.

3. Ελέγξτε το μητρώο φερεγγυότητας

Το Ηλεκτρονικό Μητρώο Φερεγγυότητας δημοσιεύει αιτήσεις και αποφάσεις εξυγίανσης και πτώχευσης. Μια ανοιχτή διαδικασία αλλάζει τα πάντα: πληρωμές μπορούν αργότερα να προσβληθούν, και η απαίτησή σας μπαίνει σε σειρά.

4. Ελέγξτε το ΑΦΜ

Αν ένας συνεργάτης σας τιμολογεί με ΦΠΑ, πρέπει να έχει ενεργό ΑΦΜ. Ελέγξτε το —EL και εννέα ψηφία — στο σύστημα VIES της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Το VIES απαντά για όλη την ΕΕ και σας λέει αν ο αριθμός ισχύει αυτή τη στιγμή· επιστρέφει επίσης την επωνυμία και τη διεύθυνση όπως τις δηλώνει το κράτος μέλος, που είναι ένας δεύτερος τρόπος να επιβεβαιώσετε ότι μιλάτε με τη σωστή εταιρεία.

5. Δείτε τις δημόσιες συμβάσεις

Κάθε ελληνική δημόσια σύμβαση δημοσιεύεται στο ΚΗΜΔΗΣ με το ΑΦΜ του αναδόχου. Αν η εταιρεία προμηθεύει το δημόσιο, αυτό είναι δημόσιο ιστορικό: ποιες αναθέτουσες αρχές, ποια αντικείμενα, ποια ποσά, ποιες ημερομηνίες. Δεν είναι κύκλος εργασιών — είναι αναθέσεις — αλλά δείχνει ότι η εταιρεία λειτουργεί πραγματικά και σε τι.

6. Διαβάστε τις οικονομικές καταστάσεις

Οι ετήσιες οικονομικές καταστάσεις δημοσιεύονται στο ΓΕΜΗ. Κοιτάξτε τον κύκλο εργασιών, το αποτέλεσμα χρήσης και προπάντων τα ίδια κεφάλαια: αν είναι αρνητικά, οι υποχρεώσεις υπερβαίνουν το ενεργητικό.

Προσοχή στο τι σημαίνει η απουσία καταστάσεων. Οι προσωπικές εταιρείες (ΟΕ, ΕΕ) δεν έχουν πλέον υποχρέωση δημοσίευσης, οπότε για αυτές η απουσία είναι νομικό γεγονός και όχι κενό. Για μια ΑΕ ή ΙΚΕ που δραστηριοποιείται και δεν έχει δημοσιεύσει επί χρόνια, είναι ερώτημα που αξίζει να τεθεί.

Τι σημαίνουν όλα μαζί

Κανένα από αυτά δεν αποτελεί από μόνο του απόφαση. Μαζί δίνουν εικόνα αρκετά καθαρή ώστε να αποφασίσετε αν θα ζητήσετε προκαταβολή, θα συντομεύσετε τους όρους πληρωμής ή απλώς θα προχωρήσετε. Και όλα είναι δημόσια — δεν χρειάζεστε την άδεια κανενός για να τα δείτε.